Email–最容易上手的英文寫作

Email–最容易上手的英文寫作

在台灣,喜歡英文寫作是少數民族。我們不是從小就寫英文,突然在高中、大學階段,要學會制式、嚴謹的學術寫作技巧,對許多人是很挫敗的經驗。但你知道嗎? 商務寫作與你在校學的寫作有很大的不同:

1. 字數。大學程度的寫作測驗沒寫到600個字以上,表示語言能力不足。但工作上,多數的英文email在200字以內,大家都忙,沒人想花時間寫與看贅述的東西。(所以,你的英文自傳、簡歷、求職信內容要…?)

2. 用字。學術寫作要求字多、有變化。相反的,商務寫作多用俗字、常用字、簡寫或縮寫,因為要讓對方易讀、易懂。

3. 文法。學術或考試寫作也注重語法規則,而商務email只遵循幾個原則,有以下的特色:

  • 時態多以簡單現在式或過去式為主,幾乎用不到過去或未來完成式。

  • 以單句居多,很少用到複雜句型,例如,形容詞子句。

  • 句子之間也少用”However,” “In addition,” “therefore”等連接詞。

  • 少用修飾語,例如,”I’m terribly sorry.”與”I’m sorry.”沒什麼差別。

另外,通用或慣用語更勝於文法,例如下面劃線部份:

  • Attached please find your requested report.

  • As requested, please find our Q2 sales results in the attachment.

  • Per your request, I am attaching our Q2 sales results.

  • Re your proposal, we received it this morning.

  • Please see the following:

  • I was hoping we could meet again sometime next week.

很擔心自己的文法? 參考歐洲人或中、南美洲人寫的email,你也許可以釋懷些。

4. 寫法。學術寫作反對使用口語或俚語,但對內或熟客間的書信往來,非正式用語反而是主流,這類寫法通常省略主詞、be動詞,以及助動詞(do, have, will),例如:

  • Think you need to go now to catch your flight.

  • Looking forward to hearing from you.

  • Coming or not?

  • Get my text message?

  • Fair enough?

  • Looks great to me.

上面這幾個差異點是說明,你可以短時間內掌握英文商務寫作技巧,它有固定的內容、句型和用字,只要多練習、多模仿,自然容易上手。

尤其是準備進職場的畢業生或實習生,及早加強英文email寫作能力,因為大家都很弱,只要你會,主動協助主管收發email,給別人的第一印象就更好。有興趣的人,將下面的內容改寫成英文,再寄給我批改(editor@EnglishLab.tw)。改完後,寄還給你。


_________ (如何稱呼對方–Mr. Argo)


謝謝你7月13日的電子郵件。


很遺憾,你無法參加(attend)我們8月份的講座(workshop)。我們正計劃9月11日的另一場講座,希望你能參加。如你要求,我附上一份我們今後的講座時間表(future planned schedules)。


如果你需要更多的訊息,再與我聯繫。


期待收到你的回覆。


__________ (信尾問候)


__________ (你的英文名字)


About the Author

游志林 -- 英文智庫主編、工研院產經中心英文編修師、東吳大學推廣英語講師、北一區教育資源中心英文作文批改師。